Guía completa: Cómo estructurar tu proceso de cobranzas en 5 pasos

Framework completo para PyMEs: desde el primer recordatorio hasta la gestión legal. Estructura tu proceso en 5 pasos y cobra más perdiendo menos.

Paso 1: Prevención (Antes del Vencimiento)

Timing: 3-5 días antes

Objetivo: Recordar amablemente y prevenir olvidos

Acciones:

• Envía recordatorio amigable por WhatsApp/email
• Menciona monto exacto y fecha de vencimiento
• Incluye opciones de pago
• Pregunta si hay algún problema

Tasa de éxito: 40-60% pagan al recibir este recordatorio

Paso 2: Primer Contacto (0-7 días vencido)

Timing: Día de vencimiento y día +3

Objetivo: Notificar el vencimiento sin presionar

Acciones:

• Día 0: "Tu pago vence hoy"
• Día +3: "Tu cuenta tiene 3 días de retraso"
• Mantén tono amable y profesional
• Ofrece facilidades si lo solicitan

Tasa de éxito: 30% adicional paga aquí

Paso 3: Seguimiento Activo (8-30 días)

Timing: Cada 7 días

Objetivo: Mantener presión constante pero profesional

Acciones:

• Semana 2: Mensaje más firme, solicita fecha compromiso
• Semana 3: Llamada telefónica si no responde mensajes
• Semana 4: Carta formal/email con deadline
• Ofrece plan de pagos si es necesario

Tasa de éxito: 20% adicional paga aquí

Paso 4: Escalamiento (31-60 días)

Timing: Después de un mes

Objetivo: Preparar acciones formales

Acciones:

• Carta documento notificando intención legal
• Suspensión de crédito/servicio
• Última oportunidad de negociación
• Consulta con abogado si monto justifica

Tasa de éxito: 5-10% paga por miedo a consecuencias

Paso 5: Acción Legal (+60 días)

Timing: Después de 2 meses

Objetivo: Recuperar judicialmente o dar de baja

Acciones:

• Si monto > $500: Demanda judicial (abogado)
• Si monto $100-500: Mediación formal
• Si monto < $100: Evalúa costo/beneficio de continuar
• Reporta a bureau de crédito si aplica en tu país

Checklist por Paso

✅ En cada etapa documenta:

• Fecha y hora de contacto
• Canal usado (WhatsApp, llamada, email)
• Respuesta del cliente (o falta de ella)
• Compromisos acordados

KPIs a Monitorear

• 📊 % que paga en prevención (meta: 50%+)
• 📊 % que paga antes de 30 días (meta: 80%+)
• 📊 Días promedio de cobro (meta: <15 días)
• 📊 % de cartera vencida (meta: <10%)